Jak uspořádat výběrové řízení... a přežít

Odpověď na první část otázky je jednoduchá: Zásadně zcela v souladu s interními směrnicemi! Jestli pracujete ve větší než malé firmě, případně v korporaci, přejeme vám příjemné čtení. Nebude ho málo. Jestli vás zaujal hlavně aspekt přežití (ve zdraví), máme pro vás několik tipů.

Jak tedy postupovat, když máte alokovaný budget na svůj projekt a potřebujete dodavatele pro web, webovou aplikaci nebo obecně nějaké digitální řešení? V prvé řadě je dobré se ujistit, že máte skutečně oprávnění výběrové řízení (tendr) jménem vaší společnosti uspořádat. Pokud ano, super. Pokud ne, je třeba navštívit nadřízeného případně oddělení nákupu a poradit se o tom, jaké jsou u vás správné postupy.

Pojďme si připomenout, co vás při takovém tendru čeká:

• připravit všechny podklady, tedy hlavně kompletní zadávací dokumentaci se všemi technickými detaily zamýšleného digitálního řešení... a navíc spoustu bonusových materiálů (k tomu se ještě dostaneme)
• najít vhodné potenciální dodavatele
• oslovit je korektně a podle pravidel s připravenou zadávací dokumentací
• odpovídat na jejich dotazy a odpovědi distribuovat transparentně všem účastníkům tendru
• projít 2 nebo 3 kola výběrového řízení včetně prezentací navrhovaných řešení 
• nakonec na základě předem stanovených kritérií vybrat nejvhodnějšího dodavatele

Ruku na srdce: Budete na to mít čas? Chtěli jste v příštích několika měsících pracovat i na něčem jiném, než je tendr? Pokud váháte, neznamená to, že máte výběrové řízení s povzdechem odložit na neurčito. Ke zvážení je ještě jedna možnost, která vás možná ani nenapadla. Můžete uspořádat výběrové řízení prostřednictvím třetí strany. 

Třetí strana hledá čtvrtou

Přijde vám zvláštní hledat nového dodavatele pomocí jiného dodavatele? Naopak, je to trend, který dává velký smysl. Díky propracované zadávací dokumentaci, zejména její technické části, dostanete relevantní srovnatelné nabídky, u kterých si můžete být jistí, že obsahují vše podstatné. Abyste při výběru nemohli sáhnout vedle. 

Se třetí stranou se samozřejmě domluvíte na její roli - může být relativně malá, právě v oblasti technické specifikace požadovaného digitálního řešení, nebo pro vás naopak může uspořádat výběrové řízení kompletně, na klíč. Tedy v rozsahu výše uvedených 6 bodů. Vítěze vám tedy jen doporučí, konečné slovo máte samozřejmě vy.

Co všechno připraví dodavatel pro uspořádání tendru za vás?

• Jednoznačný ideový popis funkce a očekávaných cílů zadavatele
  • Obecný popis, cíle projektu, představení potřeb a motivů zadavatele
  • Popis dílčích částí webu, které představují jednotlivé subprojekty (obsahová část webu, integrace s ERP a dalšími interními systémy, nasazení analytických nástrojů a mnoho jiného)
  • Rozdělení jednotlivých částí webu na funkční celky (front-end, back-end) - definice blokových celků projektu z pohledu ICT vývoje.
  • Popis obecných požadavků fungování webu
  • Popis specifických požadavků jednotlivých sekcí
  • Definice rolí uživatelů
• Grafický design - popis požadavků do zadávací dokumentace
  • Zadání pro UX (zadání pro požadavky na uživatelské cesty, prototyp, wireframes, uživatelské testování)
  • Zadání pro grafický design - ve vazbě na wireframes, plně responzivní, provázání s korporátní identitou
  • Existující grafické podklady - brand manuál, logo manuál a další
• Technické požadavky zadavatele s ohledem na jeho technickou infrastrukturu
  • Technický popis práce s daty - jak mají být ukládána, zpracována
  • Zda a jak má probíhat verzování aplikace
  • Nastavení a členění jednotlivých prostředí 
  • Použité scriptovací jazyky, databáze
  • Serverové prostředí a zázemí
  • Požadavky na propojení se systémy třetích stran
  • Zálohování a bezpečnostní opatření
  • Akceptovatelné systémy třetích stran nezbytné pro vývoj
• Bezpečnostní atributy zadavatele
  • Opatření na straně serveru
  • Opatření na straně domén
  • Opatření procesní
• Požadavky na ochranu osobních údajů (GDPR)
• Definice požadovaných SLA včetně návrhu třídění požadavků na rozvoj / support a dle priority
• Očekávané rozčlenění do fází projektu
• Očekávaný harmonogram projektu a termín dokončení
• Odhad nákladů na realizaci projektu
• Návrh metodiky pro vyhodnocení tendru - doporučená hodnotící kritéria a jejich váhy

Jak sami vidíte, samo uspořádání výběrového řízení má charakter malého projektu, a není tedy vůbec od věci svěřit ho někomu, kdo podstatě tendrované věci rozumí. Je to investice, která se Vám vyplatí, zejména ve chvíli, kdy by Vás organizace výběrového řízení měla zatížit natolik, že se nebudete moci věnovat své standardní agendě. A v případě, technické specifikace pro vývoj webů nejsou vaším šálkem kávy, je pomoc zvenčí v podstatě nutností.

A už jsme Vám řekli, že pro Vás tendr rádi připravíme? :-) Ozvěte se nám, za nezávaznou konzultaci nic nedáte. A uděláte si lepší představu, co všechno je před vámi a jak se o to můžeme podělit.